Na čo slúži formulár Cestovný príkaz
Cestovný príkaz je interný dokument, prostredníctvom ktorého zamestnávateľ poveruje zamestnanca na vykonanie pracovnej cesty mimo pravidelného miesta výkonu práce. Vyžaduje sa podľa § 57 Zákonníka práce a zákona č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách. Vzťahuje sa na zamestnancov v pracovnom pomere, pričom jeho hlavným účelom je preukázateľné schválenie a zdokumentovanie pracovnej cesty a vyúčtovanie s ňou súvisiacich nákladov (stravné, cestovné, ubytovanie a iné výdavky).
Formulár je potrebné vyplniť pred začiatkom pracovnej cesty a podpísať zamestnancom aj zamestnávateľom. Po návrate je zamestnanec povinný predložiť vyúčtovanie pracovnej cesty najneskôr do 10 pracovných dní, ak interný predpis neurčuje kratšiu lehotu (§ 6 zákona o cestovných náhradách). Súčasťou vyúčtovania musia byť originály dokladov (cestovné lístky, faktúry, bločky), pričom sa uvádzajú aj časové údaje odchodu a príchodu.
Zamestnanec má nárok na preplatenie preukázaných výdavkov a na stravné podľa platnej sadzby – v závislosti od dĺžky pracovnej cesty (do 5 hodín, nad 5 hodín, nad 12 hodín, nad 18 hodín). Ak použije vlastné motorové vozidlo, musí mať písomný súhlas zamestnávateľa a nárok mu vzniká na náhradu spotrebovaných pohonných látok a základnú sadzbu za každý prejdený kilometer.
Typické situácie zahŕňajú prípady, keď zamestnanec cestuje na služobnú cestu do iného mesta (zamestnávateľ vystaví cestovný príkaz pred odchodom), obchodník navštevuje klientov v iných regiónoch (vyúčtuje pracovnú cestu do 10 dní), alebo zamestnanec používa vlastné auto na pracovnú cestu (musí mať písomný súhlas a nárok na kilometre).
Cestovný príkaz vystavuje zamestnávateľ pre zamestnanca.
Najdôležitejšie informácie týkajúce sa vzoru Cestovný príkaz
- Účel dokumentu – poverenie zamestnanca na pracovnú cestu, vyúčtovanie nákladov, preplatenie výdavkov
- Právny základ – § 57 zákona č. 311/2001 Z. z., Zákonníka práce; zákon č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách (§ 6)
- Kto ho vystavuje – zamestnávateľ
- Pre koho – zamestnanca v pracovnom pomere
- Kedy – pred začiatkom pracovnej cesty
- Vyúčtovanie – najneskôr do 10 pracovných dní po návrate
- Archivácia – minimálne 10 rokov
- Dôležité – podpis pred cestou, vyúčtovanie s originálmi dokladov, nárok na stravné a preplatenie výdavkov, písomný súhlas pri použití vlastného auta
Na čo si dať pozor pri vyplňovaní vzoru Cestovný príkaz
Právny základ
Cestovný príkaz vychádza z:
Kto cestovný príkaz vystavuje?
- Zamestnávateľ – právnická osoba alebo fyzická osoba – zamestnávateľ
Pre koho sa cestovný príkaz vystavuje?
- Pre zamestnanca – zamestnanca v pracovnom pomere
Čo je pracovná cesta?
Pracovná cesta podľa § 57 Zákonníka práce:
- Cesta mimo pravidelného miesta výkonu práce – zamestnanec vykonáva prácu mimo svojho obvyklého pracoviska
- Na príkaz zamestnávateľa – zamestnanec je poverený zamestnávateľom
- V rámci pracovného času – pracovná cesta sa považuje za výkon práce
Obsah cestovného príkazu
1. Údaje o zamestnancovi
- Meno a priezvisko
- Bydlisko
- Pracovná doba
3. Číslo cestovného príkazu
- Jedinečné číslo – číslovanie musí byť vzostupné
4. Účel pracovnej cesty
- Popis účelu – prečo zamestnanec cestuje (napr. "Obchodné rokovanie s klientom", "Školenie")
5. Miesto pracovnej cesty
- Cieľ cesty – mesto, krajina (tuzemská alebo zahraničná pracovná cesta)
6. Trvanie pracovnej cesty
- Dátum a čas začiatku – kedy zamestnanec odchádza (DD.MM.RRRR HH:MM)
- Dátum a čas ukončenia – kedy sa zamestnanec vracia (DD.MM.RRRR HH:MM)
- Predpokladané trvanie – počet dní alebo hodín
7. Dopravný prostriedok
- Typ dopravného prostriedku – služobné auto, vlak, autobus, lietadlo, vlastné motorové vozidlo
- Ak vlastné motorové vozidlo – písomný súhlas zamestnávateľa, evidenčné číslo vozidla (EČV)
8. Predpokladané náklady
- Stravné – podľa dĺžky pracovnej cesty
- Ubytovanie – predpokladaná cena
- Cestovné – vlak, autobus, lietadlo, PHM (ak vlastné auto)
- Iné výdavky – parkovné, diaľničné známky atď.
9. Podpisy
Pred pracovnou cestou:
- Podpis zamestnanca – zamestnanec potvrdzuje súhlas s pracovnou cestou
- Podpis zamestnávateľa – zamestnávateľ schvaľuje pracovnú cestu
- Dátum – kedy bol cestovný príkaz podpísaný
Po pracovnej ceste (vyúčtovanie):
- Podpis zamestnanca – zamestnanec potvrdzuje správnosť vyúčtovania
- Podpis zamestnávateľa – zamestnávateľ schvaľuje vyúčtovanie
- Dátum – kedy bolo vyúčtovanie podpísané
Vyúčtovanie pracovnej cesty
Po návrate z pracovnej cesty je zamestnanec povinný:
- Predložiť vyúčtovanie – najneskôr do 10 pracovných dní (ak interný predpis neurčuje kratšiu lehotu)
- Priložiť originály dokladov – cestovné lístky, faktúry za ubytovanie, bločky za PHM, parkovacie lístky
- Uviesť časové údaje – presný čas odchodu a príchodu
Vyúčtovanie obsahuje:
- Skutočné náklady – cestovné, ubytovanie, iné výdavky (s dokladmi)
- Stravné – podľa dĺžky pracovnej cesty (bez dokladov, paušálna sadzba)
- Kilometre – ak bolo použité vlastné motorové vozidlo (náhrada za kilometre + PHM)
Nárok na stravné
Stravné podľa dĺžky pracovnej cesty (zákon č. 283/2002 Z. z.):
- Do 5 hodín – bez nároku na stravné
- Nad 5 až 12 hodín – 9,30 € (tuzemská cesta), vyššia sadzba (zahraničná cesta)
- Nad 12 až 18 hodín – 13,80 € (tuzemská cesta), vyššia sadzba (zahraničná cesta)
- Nad 18 hodín – 20,60 € (tuzemská cesta), vyššia sadzba (zahraničná cesta)
Poznámka: Sadzby stravného sa pravidelne menia, je potrebné overiť aktuálne platné sadzby.
Použitie vlastného motorového vozidla
Ak zamestnanec používa vlastné auto:
- Písomný súhlas zamestnávateľa – je potrebný pred cestou
Nárok na náhradu:
- Spotrebované pohonné látky – podľa skutočnej spotreby alebo priemernej spotreby vozidla
- Základná sadzba za kilometer – napr. 0,209 € za km (sadzba sa mení, je potrebné overiť aktuálnu)
Archivácia cestovných príkazov
Cestovné príkazy sa archivujú:
- Minimálne 10 rokov – odporúčaná doba podľa účtovných a daňových predpisov
- Miesto uchovávania – sídlo spoločnosti alebo iné miesto
- Forma – papierová alebo elektronická
Časté chyby pri vystavovaní cestovného príkazu
- Chybné údaje o zamestnancovi – meno, rodné číslo sú nesprávne
- Chybné číslovanie – číslovanie cestovných príkazov nie je vzostupné alebo sa opakuje
- Neurčitý účel cesty – účel pracovnej cesty je nejasný alebo príliš všeobecný
- Chybný dátum alebo čas – dátum a čas začiatku alebo ukončenia cesty je nesprávny
- Chýbajúci podpis pred cestou – cestovný príkaz nie je podpísaný zamestnancom alebo zamestnávateľom pred odchodom
- Neskoré vyúčtovanie – vyúčtovanie je predložené neskôr než 10 pracovných dní po návrate
- Chýbajúce originály dokladov – vyúčtovanie neobsahuje originály dokladov (cestovné lístky, faktúry)
- Chybné stravné – stravné je vypočítané nesprávne (nesprávna sadzba alebo dĺžka cesty)
- Použitie vlastného auta bez súhlasu – zamestnanec použil vlastné auto, ale nemal písomný súhlas zamestnávateľa
- Chybné kilometre – počet kilometrov je nesprávny alebo nie je uvedený
- Chýbajúce časové údaje – presný čas odchodu a príchodu nie je uvedený
- Nesprávna archivácia – cestovné príkazy nie sú správne archivované alebo sú predčasne zlikvidované
- S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.
Zhrnutie
- Kto ho vystavuje – zamestnávateľ
- Pre koho – zamestnanca v pracovnom pomere
- Kedy – pred začiatkom pracovnej cesty
