Informácie k tlačivu
Na čo slúži formulár Dodací list
Dodací list je sprievodný dokument k zásielke tovaru alebo materiálu a je určený pre fyzické aj právnické osoby, ktoré dodávajú alebo prijímajú tovar v rámci obchodného vzťahu. Formulár dodacieho listu nie je priamo upravený zákonom, ale jeho používanie vyplýva z obchodných zvyklostí a požiadaviek na preukázateľnosť dodania tovaru podľa § 409 a nasl. Obchodný zákonník (zákon č. 513/1991 Zb.). Slúži najmä ako dôkaz o odovzdaní a prevzatí tovaru medzi predávajúcim a kupujúcim.
Dodací list vyplňuje dodávateľ tovaru a odovzdáva ho spolu so zásielkou. Príjemca je povinný skontrolovať množstvo a stav dodaného tovaru a potvrdiť prevzatie podpisom. V prípade nezrovnalostí (neúplná dodávka, poškodený tovar a pod.) je dôležité tieto skutočnosti uviesť priamo do dodacieho listu.
Dodací list nie je daňový doklad, ale často slúži ako príloha k faktúre. Je preto dôležité ho archivovať – odporúčaná lehota na uchovávanie v podnikateľskom prostredí je minimálne 10 rokov. Pri použití elektronickej formy je potrebné zabezpečiť jeho čitateľnosť a pravosť po celú dobu archivácie.
Typické situácie zahrňujú situáciu, keď veľkoobchod dodáva tovar maloobchodnému predajcu (dodá dodací list s uvedením tovaru a množstva), výrobca posiela hotové výrobky zákazníkovi (dodací list slúži ako potvrdenie o prevzatí), alebo kuriérska služba doručuje balík (príjemca potvrdí prevzatie podpisom na dodacom liste).
Dodací list vyhotovuje dodávateľ (predávajúci) a potvrdzuje ho odberateľ (kupujúci).
Najdôležitejšie informácie týkajúce sa vzoru Dodací list
- Účel dokumentu – dôkaz o odovzdaní a prevzatí tovaru, sprievodný dokument zásielky
- Právny základ – § 409 a nasl. zákona č. 513/1991 Zb., Obchodný zákonník (obchodné zvyklosti)
- Kto ho vystavuje – dodávateľ tovaru (predávajúci)
- Kto ho potvrdzuje – odberateľ tovaru (kupujúci)
- Archivácia – minimálne 10 rokov (odporúčané v podnikateľskom prostredí)
- Dôležité – nie je daňový doklad, príloha k faktúre, potvrdenie prevzatia, záznam nezrovnalostí, papierová alebo elektronická forma
Na čo si dať pozor pri vyplňovaní vzoru Dodací list
Právny základ
Dodací list vychádza z:
- § 409 a nasl. zákona č. 513/1991 Zb., Obchodný zákonník – preukázateľnosť dodania tovaru
- Obchodné zvyklosti
Kto dodací list vystavuje?
- Dodávateľ tovaru – predávajúci, výrobca, veľkoobchod, distribútor
Kto dodací list potvrdzuje?
- Odberateľ tovaru – kupujúci, maloobchod, koncový zákazník
Obsah dodacieho listu
1. Údaje o dodávateľovi
- Obchodné meno / Meno a priezvisko
- Adresa sídla / Trvalý pobyt
- IČO, DIČ, IČ DPH – ak je relevantné
- Kontaktné údaje – telefón, e-mail (voliteľné)
2. Údaje o odberateľovi, prípadne príjemci
- Obchodné meno / Meno a priezvisko
- Adresa sídla / Trvalý pobyt / Adresa dodania
- IČO, DIČ, IČ DPH – ak je relevantné
3. Číslo dodacieho listu
- Jedinečné číslo – číslovanie musí byť vzostupné a nesmie sa opakovať
- Príklad: DL2026001, DL2026002, DL2026003...
4. Podrobnosti
- Číslo dokladu
- Osoba – ktorá vystavila dodací list
- Objednávka – číslo zmluvy
- Dátum vystavenia – kedy bol dodací list vystavený (DD.MM.RRRR)
- Spôsob dopravy
5. Podrobný zoznam dodaného tovaru
Pre každú položku uviesť:
- Názov tovaru – presný názov alebo popis tovaru
- Kód tovaru – ak je používaný (SKU, katalógové číslo)
- Množstvo – počet kusov, kilogramov, litrov atď.
- Jednotka – ks, kg, l, m, m2, m3 atď.
6. Spôsob dopravy
- Vlastná doprava – dodávateľ doručuje vlastným vozidlom
- Kurierska služba – doručenie cez kuriéra (názov služby)
- Pošta – doručenie poštou
- Osobný odber – odberateľ si tovar vyzdvihne osobne
7. Podpisy
- Dátum a čas
- Podpis dodávateľa
- Podpis odberateľa/príjemcu
Prevzatie tovaru odberateľom
- Pri prevzatí tovaru je odberateľ povinný:
- Skontrolovať množstvo – či bolo dodané správne množstvo tovaru
- Skontrolovať stav – či je tovar nepoškodený
- Potvrdiť prevzatie – podpisom dodacieho listu
- Pri zistení nezrovnalostí:
- Uviesť do dodacieho listu – presný popis nezrovnalostí (napr. "Chýbajú 3 ks", "Poškodený obal pri položke č. 5")
- Odfotografovať – poškodený tovar (odporúčané)
- Kontaktovať dodávateľa – bezodkladne informovať o problémoch
Forma dodacieho listu
Papierová forma
- Tradičná forma – tlač na papier
- Vyhotovenia – spravidla 2 exempláre (1× dodávateľ, 1× odberateľ)
Elektronická forma
- Elektronický dodací list – PDF, e-mail, elektronický systém
- Čitateľnosť a pravosť – zabezpečiť po celú dobu archivácie
- Elektronický podpis – možnosť použitia elektronického podpisu
Archivácia dodacích listov
Dodacie listy sa archivujú:
- Minimálne 10 rokov – odporúčané v podnikateľskom prostredí (rovnako ako faktúry)
- Miesto uchovávania – sídlo spoločnosti alebo iné miesto
- Forma – papierová alebo elektronická (ak je zabezpečená čitateľnosť)
Časté chyby pri vystavovaní dodacieho listu
- Chybné údaje o dodávateľovi alebo odberateľovi – obchodné meno, adresa sú nesprávne
- Chybné číslovanie – číslovanie dodacích listov nie je vzostupné alebo sa opakuje
- Chybný dátum dodania – dátum dodania je nesprávny alebo chýba
- Neúplný zoznam tovaru – nie je uvedený celý dodaný tovar alebo chýbajú množstvá
- Chybné množstvá – uvedené množstvo nezodpovedá skutočne dodanému množstvu
- Chýbajúce číslo objednávky/faktúry – nie je uvedené číslo objednávky alebo faktúry, na ktorú sa dodávka viaže
- Chýbajúce podpis odberateľa – odberateľ nepotvrdil prevzatie podpisom
- Nezaznamenané nezrovnalosti – odberateľ nezaznamenal chýbajúci alebo poškodený tovar do dodacieho listu
- Nesprávne uloženie elektronického dodacieho listu – elektronický dodací list nie je uložený vo forme zabezpečujúcej čitateľnosť a pravosť
- S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.
Zhrnutie
- Kto ho vystavuje – dodávateľ tovaru (predávajúci)
- Kto ho potvrdzuje – odberateľ tovaru (kupujúci)
- Archivácia – minimálne 10 rokov (odporúčané v podnikateľskom prostredí)