Na čo slúži formulár PDF dokument
PDF dokument je univerzálny formulár, ktorý slúži k editácii a tlači dokumentov vo formáte PDF. Dokumenty vo formáte PDF sú uložené do databázy podobne ako ostatné formuláre a umožňujú jednotné zobrazenie obsahu bez ohľadu na používaný operačný systém alebo zariadenie. PDF formát zabezpečuje, že dokument bude vyzerať rovnako u všetkých používateľov.
PDF dokument sa používa v rôznych situáciách – od úradných dokumentov (potvrdenia, rozhodnutia, osvedčenia) cez obchodné dokumenty (zmluvy, faktúry, cenové ponuky) až po osobné dokumenty (životopisy, certifikáty, diplomy). PDF formát umožňuje zdieľanie dokumentov, elektronické podpisovanie, ochranu pred zmenou a archiváciu.
PDF dokument môže obsahovať text, obrázky, tabuľky, formulárové polia a elektronické podpisy. Dokument sa môže vytvoriť z iných formátov (Word, Excel, obrázky) alebo vyplniť priamo v PDF formulári. PDF dokumenty možno tlačiť, zdieľať elektronicky, podpisovať elektronicky alebo ukladať na dlhodobé uchovanie.
Typické situácie zahrnujú:
- Firma vytvára PDF faktúru pre klienta (dokument je uložený v databáze a zaslaný e-mailom)
- Úrad vydáva PDF potvrdenie o trvalom pobyte (dokument je vytlačený a vydaný žiadateľovi)
- Uchádzač o zamestnanie posiela PDF životopis (dokument je v jednotnom formáte pre všetkých prijímateľov)
PDF dokument vytvára a používa fyzická osoba alebo právnická osoba.
Najdôležitejšie informácie týkajúce sa formulára
- Účel – editácia a tlač dokumentov vo formáte PDF
- Výhody – jednotné zobrazenie, ochrana pred zmenou, možnosť elektronického podpisu, archivácia
- Kto ho používa – fyzické osoby, právnické osoby, úrady, inštitúcie
- Obsah – text, obrázky, tabuľky, formulárové polia, elektronické podpisy
- Použitie – tlač, elektronické zdieľanie, elektronický podpis, uchovanie
- Dôležité – uloženie do databázy, jednotné zobrazenie, ochrana obsahu, kompatibilita
Na čo si dať pozor pri vyplňovaní formulára
Vytvorenie PDF dokumentu
PDF dokument možno vytvoriť:
Z iných formátov
- Word dokument – konverzia .docx na .pdf
- Excel tabuľka – konverzia .xlsx na .pdf
- Obrázky – konverzia .jpg, .png na .pdf
- Webová stránka – konverzia HTML na .pdf
Priamo v PDF formáte
- Vyplnenie formulára – vyplnenie interaktívneho PDF formulára
- Vytvorenie v špecializovanom softvéri – napr. Adobe Acrobat
Obsah PDF dokumentu
PDF dokument môže obsahovať:
- Text – formátovaný text s rôznymi fontami a veľkosťami
- Obrázky – fotografie, grafiky, loga
- Tabuľky – údaje usporiadané do tabuliek
- Formulárové polia – interaktívne polia na vyplnenie (textové polia, zaškrtávacie políčka, rozbaľovacie zoznamy)
- Elektronické podpisy – digitálne podpisy zabezpečujúce autenticitu
- Hypertextové odkazy – odkazy na webové stránky alebo iné dokumenty
Editácia PDF dokumentu
PDF dokument možno editovať:
- Vyplnenie formulárových polí – vyplnenie interaktívnych polí v dokumente
- Pridanie textu – pridanie komentárov, poznámok
- Zvýraznenie textu – označenie dôležitých častí
- Úprava obsahu – v špecializovanom softvéri (Adobe Acrobat)
Tlač PDF dokumentu
PDF dokument možno vytlačiť:
- Na tlačiarni – priame vytlačenie z PDF prehliadača
- Nastavenie tlače – výber strán, orientácia, veľkosť papiera
- Tlač do súboru – vytvorenie nového PDF súboru z tlače
Zdieľanie PDF dokumentu
PDF dokument možno zdieľať:
- E-mailom – príloha v e-mailovej správe
- Cloudové úložisko – nahratie do Google Drive, Dropbox
- USB kľúč – skopírovanie na USB kľúč
- Webová stránka – zverejnenie na webovej stránke
Ochrana PDF dokumentu
PDF dokument možno chrániť:
- Heslo na otvorenie – dokument možno otvoriť len po zadaní hesla
- Heslo na úpravu – dokument možno upravovať len po zadaní hesla
- Ochrana pred tlačou – zákaz tlače dokumentu
- Ochrana pred kopírovaním – zákaz kopírovania textu
- Vodotlač – viditeľná alebo neviditeľná vodotlač
Uloženie PDF dokumentu
PDF dokument možno uložiť:
- Do databázy – uloženie v systéme podobne ako ostatné formuláre
- Na pevný disk – uloženie v počítači
- Do cloudového úložiska – uloženie online (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
- Na externé médium – uloženie na USB kľúč, CD, DVD
Časté chyby pri práci s PDF dokumentom
- Nesprávna konverzia z iného formátu – dokument je zle skonvertovaný, obsah je poškodený
- Nečitateľný text – text je príliš malý alebo nekvalitný
- Chybné formulárové polia – polia nie sú správne vyplnené
- Chybejúci elektronický podpis – dokument nie je podpísaný, hoci je to potrebné
- Príliš veľký súbor – PDF súbor má zbytočne veľkú veľkosť (neoptimalizovaný)
- Chybná ochrana dokumentu – dokument je chránený heslom, ktoré sa zabudlo
- Nekompatibilný formát – PDF dokument sa nedá otvoriť na niektorých zariadeniach
- Chybné nastavenie tlače – dokument je vytlačený v nesprávnej veľkosti alebo orientácii
- Strata kvality obrázkov – obrázky v PDF majú nízku kvalitu
- Chybná archivácia – dokument nie je uložený v archivačnom formáte PDF/A
- S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.
Zhrnutie
- Kto – môžu ho použiť fyzické osoby, právnické osoby, úrady, inštitúcie
- Účel – editácia a tlač dokumentov vo formáte PDF
