Pisomná dohoda medzi zamestnávatelom a zamestnancom o použití cestného motorového vozidla iného, než poskytnutého zamestnávatelom, na pracovnú cestu

Na čo slúži formulár Dohoda o použití cestného motorového vozidla

Dohoda o použití cestného motorového vozidla je dokument, ktorý sa uzatvára medzi zamestnávateľom a zamestnancom podľa § 7 zákona č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách, v znení neskorších predpisov. Upravuje podmienky, za ktorých môže zamestnanec použiť na pracovnú cestu vlastné cestné motorové vozidlo, ktoré mu neposkytol zamestnávateľ. Formulár je povinnou súčasťou administrácie pracovnej cesty a prikladá sa k cestovnému príkazu. Musí byť vyhotovený pred nástupom na pracovnú cestu, inak nie je možné uplatniť si nárok na preplatenie nákladov.

Formulár je určený pre zamestnancov vysielaných na pracovnú cestu, ktorí využívajú vlastné vozidlo, a pre zamestnávateľov, ktorí s týmto použitím súhlasia. V dokumente sa uvádzajú údaje o vozidle (kategória, značka, evidenčné číslo, číslo technického preukazu), ako aj poistné údaje (číslo zákonnej a havarijnej poistky, názov poisťovne, použitie prívesu). Zamestnancovi patrí náhrada za každý kilometer jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky.

Dohoda tiež obsahuje vyhlásenie o tom, že zamestnávateľ nezodpovedá za škodu spôsobenú protiprávnym konaním zamestnanca, a že spoluúčasť z havarijného poistenia nie je predmetom náhrady. Formulár musí byť podpísaný oboma stranami a vyhotovený v dvoch rovnopisoch – jeden ostáva u zamestnávateľa, druhý sa prikladá k cestovnému príkazu. Účinnosť dohody začína dňom podpisu.

Typické situácie zahŕňajú zamestnanec cestuje na pracovnú cestu vlastným autom (uzavrie dohodu so zamestnávateľom pred cestou), obchodník pravidelne navštevuje klientov vlastným vozidlom (má uzatvorenú dohodu na celý rok), alebo zamestnanec ide na školenie do iného mesta (pred odchodom podpíše dohodu).

Dohodu uzatvárajú zamestnávateľ a zamestnanec.

Najdôležitejšie informácie týkajúce sa formulára Dohoda o použití cestného motorového vozidla

• Účel dokumentu – úprava podmienok použitia vlastného vozidla zamestnanca na pracovnú cestu, základ pre preplatenie nákladov
• Právny základ – § 7 zákona č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách
• Kto ju uzatvára – zamestnávateľ a zamestnanec
• Kedy – pred nástupom na pracovnú cestu
• Kam – prikladá sa k cestovnému príkazu, jeden rovnopis ostáva u zamestnávateľa
• Dôležité – vyhotovenie pred cestou, 2 rovnopisy, údaje o vozidle a poistení, podpis oboch strán, účinnosť dňom podpisu

Na čo si dať pozor pri vyplňovaní formulára

Právny základ

Dohoda vychádza z:

• § 7 zákona č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách – použitie vlastného vozidla na pracovnú cestu

Kto dohodu uzatvára?

• Zamestnávateľ – právnická osoba alebo fyzická osoba
• Zamestnanec – osoba, ktorá bude používať vlastné vozidlo na pracovnú cestu

Pre koho je dohoda určená?

• Pre zamestnancov vysielaných na pracovnú cestu – ktorí využívajú vlastné vozidlo
• Pre zamestnávateľov – ktorí súhlasia s použitím vlastného vozidla zamestnanca

Obsah dohody

1. Údaje o zamestnávateľovi

• Obchodné meno / Názov
• Adresa sídla
• IČO
• Zastúpený – štatutárnym zástupcom (meno, funkcia)

2. Údaje o zamestnancovi

• Meno a priezvisko
• Dátum narodenia
• Trvalý pobyt – adresa

3. Údaje o vozidle

• Kategória vozidla – osobné auto, nákladné auto, motocykel
• Značka a typ vozidla – napr. "Škoda Octavia"
• Evidenčné číslo vozidla (ŠPZ) – štátna poznávacia značka (napr. BA-123AB)
• Číslo technického preukazu – číslo TP vozidla
• Použitie prívesu – áno/nie

4. Poistné údaje

Povinné zmluvné poistenie (PZP):

• Číslo poistnej zmluvy – číslo zmluvy o PZP
• Názov poisťovne – ktorá poisťovňa poskytuje PZP

Havarijné poistenie (voliteľné):

• Číslo poistnej zmluvy – číslo zmluvy o havarijnom poistení
• Názov poisťovne – ktorá poisťovňa poskytuje havarijné poistenie
• Platnosť do – do kedy je havarijné poistenie platné (DD.MM.RRRR)
• Spoluúčasť – výška spoluúčasti (v eurách alebo percentách)

5. Nárok na náhradu

Zamestnanec má nárok na:

• Náhradu za každý kilometer jazdy – základná sadzba za km (napr. 0,209 € za km)
• Náhradu za spotrebované pohonné látky – podľa skutočnej spotreby alebo priemernej spotreby vozidla

6. Vyhlásenia

Vyhlásenie zamestnávateľa:

Zamestnávateľ vyhlasuje:

• Že súhlasí s použitím vlastného vozidla zamestnanca na pracovnú cestu
• Že nezodpovedá za škodu spôsobenú protiprávnym konaním zamestnanca pri používaní vozidla
• Že spoluúčasť z havarijného poistenia nie je predmetom náhrady (zamestnanec si ju nemôže uplatniť)

Vyhlásenie zamestnanca:

Zamestnanec vyhlasuje:

• Že vozidlo je technicky spôsobilé a má platnú STK
• Že vozidlo má platné povinné zmluvné poistenie (PZP)
• Že je oprávnený vozidlo používať (vlastník alebo má súhlas vlastníka)
• Že berie na vedomie, že zamestnávateľ nezodpovedá za škodu spôsobenú jeho protiprávnym konaním

7. Účinnosť dohody

• Dohoda nadobúda účinnosť – dňom podpisu

8. Podpisy

Zamestnávateľ:

• Podpis oprávnenej osoby – štatutárny zástupca
• Meno a funkcia
• Pečiatka – ak je používaná
• Dátum – kedy bola dohoda podpísaná

Zamestnanec:

• Podpis zamestnanca
• Dátum – kedy bola dohoda podpísaná

Kam podať dohodu?

• Prikladá sa k cestovnému príkazu – ako povinná súčasť administrácie pracovnej cesty
• Jeden rovnopis ostáva u zamestnávateľa – v personálnej dokumentácii alebo účtovníctve
• Druhý rovnopis sa prikladá k cestovnému príkazu – pri vyúčtovaní pracovnej cesty

Ako podať dohodu?

• Vyhotovenie v dvoch rovnopisoch – jeden pre zamestnávateľa, jeden pre cestovný príkaz
• Podpísaný oboma stranami – zamestnávateľom aj zamestnancom
• Náš tip – najpohodlnejší spôsob podania cez FORM štúdio. Stačí vybrať spôsob odoslania a FORM štúdio sa postará o zvyšok. Uloží, vytlačí, odošle PDF e-mailom, alebo elektronicky správnej inštitúcii, ak to umožňuje. To ale nie je všetko – objavte ďalšie výhody FORM štúdia.

Lehota na uzatvorenie dohody

• Pred nástupom na pracovnú cestu – inak nie je možné uplatniť si nárok na preplatenie nákladov

Časté chyby pri uzatváraní dohody

• Chybné údaje o zamestnancovi – meno, rodné číslo sú nesprávne
• Chybná ŠPZ vozidla – štátna poznávacia značka je nesprávna alebo chýba
• Chybný typ vozidla – značka a typ vozidla sú nesprávne
• Chybné číslo technického preukazu – číslo TP je nesprávne
• Chybné poistné údaje – číslo poistnej zmluvy, názov poisťovne sú nesprávne
• Neplatné poistenie – PZP alebo havarijné poistenie už vypršalo
• Chýbajúci podpis zamestnanca – dohoda nie je podpísaná zamestnancom
• Chýbajúci podpis zamestnávateľa – dohoda nie je podpísaná zamestnávateľom
• Neskoré uzatvorenie dohody – dohoda bola uzatvorená až po nástupe na pracovnú cestu (nie je možné uplatniť nárok)
• Chybný počet rovnopisov – dohoda je vyhotovená len v jednom exemplári (je potrebné 2)
• Neoznačenie spoluúčasti – výška spoluúčasti z havarijného poistenia nie je uvedená
• S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.

Zhrnutie

• Kto ju uzatvára – zamestnávateľ a zamestnanec
• Kedy – pred nástupom na pracovnú cestu
• Kam – prikladá sa k cestovnému príkazu, jeden rovnopis ostáva u zamestnávateľa