Na čo slúži formulár Pokladničný doklad
Pokladničné doklady – príjmový a výdavkový – sú základné interné účtovné dokumenty slúžiace na evidenciu hotovostných operácií v rámci vedenia pokladne podnikateľského subjektu alebo organizácie. Vyžaduje sa ich vystavenie pri každom prijatí alebo vydaní hotovosti. Ich forma a náležitosti nie sú upravené záväzným tlačivom, ale musia obsahovať zákonom stanovené údaje podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z., o účtovníctve. Tieto doklady sú určené najmä pre účtovné jednotky, podnikateľov a organizácie vedúce jednoduché alebo podvojné účtovníctvo.
Pokladničný doklad – PRÍJEM slúži na zaznamenanie hotovostných príjmov do pokladne. Typicky ide o tržby v hotovosti, vrátenie preplatkov alebo preddavkov, či akékoľvek iné peňažné prijatia. Pokladničný doklad – VÝDAVOK zaznamenáva výdavky z pokladne – napríklad platbu za tovar, služby, vyplatenie cestovných náhrad, refundácie zamestnancom.
Pokladničné doklady sa musia vyhotovovať bezodkladne po uskutočnení hotovostnej operácie. Archivujú sa najmenej 10 rokov odo dňa skončenia účtovného obdobia, v ktorom boli vyhotovené, podľa § 35 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. Ich evidencia prebieha v pokladničnej knihe alebo softvéri na vedenie pokladne.
Typické situácie zahŕňajú firma prijíma hotovostnú platbu od zákazníka (vystaví príjmový pokladničný doklad), podnikateľ vypláca zamestnancom cestovné náhrady (vystaví výdavkový pokladničný doklad), alebo obchod prijíma denné tržby (eviduje príjmový pokladničný doklad).
Pokladničné doklady vyhotovuje účtovná jednotka, podnikateľ alebo organizácia.
Najdôležitejšie informácie týkajúce sa formulára Pokladničný doklad
Na čo si dať pozor pri vyplňovaní formulára Pokladničný doklad
Právny základ
Pokladničné doklady vychádzajú z:
Kto pokladničné doklady vyhotovuje?
- Účtovné jednotky – právnické osoby vedúce účtovníctvo
- Podnikatelia – fyzické osoby – podnikatelia (SZČO) vedúce účtovníctvo alebo daňovú evidenciu
- Organizácie – neziskové organizácie, obce, školy
Typy pokladničných dokladov
1. Pokladničný doklad – PRÍJEM (príjmový pokladničný doklad)
Slúži na:
- Zaznamenanie hotovostných príjmov do pokladne
Typické situácie:
- Tržby v hotovosti od zákazníkov
- Vrátenie preplatkov alebo preddavkov
- Prijatie pôžičky v hotovosti
- Vklad do pokladne
- Iné peňažné prijatia
2. Pokladničný doklad – VÝDAVOK (výdavkový pokladničný doklad)
Slúži na:
- Zaznamenanie výdavkov z pokladne
Typické situácie:
- Platba za tovar alebo služby v hotovosti
- Vyplatenie cestovných náhrad zamestnancom
- Refundácie zamestnancom
- Výber hotovosti z pokladne
- Iné peňažné výdavky
Povinné náležitosti pokladničných dokladov
Pokladničný doklad musí obsahovať podľa § 10 zákona:
1. Označenie účtovného dokladu
- Názov dokladu – "Pokladničný doklad – PRÍJEM" alebo "Pokladničný doklad – VÝDAVOK"
- Číslo dokladu – jedinečné číslo (vzostupné číslovanie)
2. Obsah účtovného prípadu
- Popis operácie – čo bolo prijaté alebo vyplatené (napr. "Tržba za tovar", "Cestovné náhrady – Ján Novák")
3. Označenie účastníkov
Pre príjmový doklad:
- Platiteľ – kto hotovosť odovzdal (meno, firma, IČO)
Pre výdavkový doklad:
- Príjemca – kto hotovosť prevzal (meno, IČO, podpis príjemcu)
4. Peňažná suma
- Suma v eurách (€) – výška prijatej alebo vydanej hotovosti
5. Dátum vyhotovenia
- Dátum – kedy bol doklad vyhotovený (DD.MM.RRRR)
6. Dátum uskutočnenia účtovného prípadu
- Dátum – kedy došlo k hotovostnej operácii (ak je iný ako dátum vyhotovenia)
7. Podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad
- Podpis pokladníka – osoba, ktorá hotovosť prijala alebo vydala
8. Podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie
- Podpis schvaľujúcej osoby – ak to vyžaduje vnútorný predpis (napr. vedúci, konateľ)
Vedenie pokladne
Pokladničné doklady sa evidujú v:
- Pokladničná kniha – ručné vedenie alebo Excel
- Účtovný softvér – automatická evidencia (napr. Helios, Asseco, Money)
Pokladničná kniha obsahuje:
- Dátum operácie
- Číslo pokladničného dokladu
- Popis operácie
- Príjem (€)
- Výdaj (€)
- Stav pokladne (€)
Archivácia pokladničných dokladov
Pokladničné doklady sa archivujú:
- Najmenej 10 rokov – odo dňa skončenia účtovného obdobia, v ktorom boli vyhotovené (podľa § 35 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve)
- Miesto uchovávania – sídlo spoločnosti alebo iné miesto
- Forma – papierová alebo elektronická (ak je zabezpečená čitateľnosť a neporušenosť)
Obmedzenie platieb v hotovosti
Podľa zákona č. 394/2012 Z. z.:
- Platby nad 5 000 € – zakazuje sa platba v hotovosti, ktorej hodnota prevyšuje 5 000 eur
- Druhý limit – zakazuje sa platba v hotovosti, ktorej hodnota prevyšuje 15 000 eur, medzi fyzickými osobami nepodnikateľmi
Časté chyby pri vyhotovovaní pokladničných dokladov
- Chybné číslovanie – číslovanie dokladov nie je vzostupné alebo sa opakuje
- Chybný dátum – dátum vyhotovenia alebo uskutočnenia operácie je nesprávny
- Neúplný popis operácie – popis je príliš všeobecný alebo chýba
- Chybná suma – výška hotovosti je nesprávna
- Chýbajúca identifikácia platiteľa/príjemcu – nie je uvedené, kto hotovosť odovzdal alebo prevzal
- Chýbajúci podpis pokladníka – doklad nie je podpísaný osobou, ktorá hotovosť prijala alebo vydala
- Chýbajúci podpis príjemcu – pri výdavkovom doklade chýba podpis osoby, ktorá hotovosť prevzala
- Chýbajúci podpis schvaľujúcej osoby – ak je vyžadovaný vnútorným predpisom
- Nečitateľný doklad – doklad je napísaný nečitateľne
- Chybná evidencia v pokladničnej knihe – doklad nie je zaznamenaný v pokladničnej knihe alebo je zaznamenaný nesprávne
- Nesprávna archivácia – doklady nie sú správne archivované alebo sú predčasne zlikvidované
- Chýbajúci doklad – pri daňovej kontrole chýba pokladničný doklad pre hotovostnú operáciu (nepriznanie daňovo uznateľného výdavku)
- S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.
Zhrnutie
- Kto ich vyhotovuje – účtovné jednotky, podnikatelia, organizácie
- Kedy – bezodkladne po uskutočnení hotovostnej operácie
- Archivácia – najmenej 10 rokov od skončenia účtovného obdobia
