Na čo slúži formulár Príkaz na vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu (ZPC)
Príkaz na vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu (ZPC) je formulár určený pre zamestnancov verejnej správy a štátnej služby, ktorí sú dočasne vysielaní na pracovnú cestu mimo územia Slovenskej republiky. Vydanie príkazu je povinným administratívnym krokom pred začiatkom zahraničnej pracovnej cesty a zároveň slúži ako podklad na zabezpečenie finančných prostriedkov, plánovanie a neskoršie vyúčtovanie výdavkov súvisiacich s cestou. Tento postup vyplýva z zákona č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách.
Formulár obsahuje identifikačné údaje zamestnanca, cieľ a dĺžku zahraničnej pracovnej cesty, spôsob dopravy a miesto pobytu. Uvádzajú sa v ňom aj predpokladané náklady (cestovné, stravné, ubytovanie, vreckové, poistné a iné výdavky), spolu s informáciou, kto tieto náklady hradí. V časti „Devízové nároky" sa uvádzajú sumy v cudzej mene, ktoré zamestnancovi vznikajú. Súčasťou je aj vyhlásenie zamestnanca, že bol oboznámený so zákonom o cestovných náhradách, s podmienkami použitia prostriedkov a povinnosťou predložiť vyúčtovanie do 10 pracovných dní od ukončenia cesty.
Formulár musí byť pred odchodom schválený a podpísaný príslušnými nadriadenými: vedúcim odboru, riaditeľom kancelárie alebo sekcie, ekonomickým oddelením (predbežná finančná kontrola) a vedúcim služobného úradu. Bez tohto schválenia nie je možné pracovnú cestu realizovať.
Typické situácie zahrnujú zamestnanec ministerstva ide na medzinárodné rokovanie do Bruselu (vystaví sa príkaz na ZPC pred odchodom), pracovník štátnej správy sa zúčastňuje konferencie v Prahe (potrebuje schválený príkaz), alebo úradník cestuje na pracovné stretnutie do Viedne (príkaz musí byť schválený nadriadeným).
Príkaz vystavuje služobný úrad pre zamestnanca verejnej správy alebo štátnej služby.
Najdôležitejšie informácie týkajúce sa formulára Príkaz na vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu
- Účel formulára – povinný administratívny krok pred zahraničnou pracovnou cestou, podklad na zabezpečenie financií a vyúčtovanie
- Právny základ – zákon č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách
- Kto ho vystavuje – služobný úrad
- Pre koho – zamestnancov verejnej správy a štátnej služby
- Kedy – pred začiatkom zahraničnej pracovnej cesty
- Schválenie – vedúci odboru, riaditeľ kancelárie/sekcie, ekonomické oddelenie, vedúci služobného úradu
- Dôležité – schválenie pred odchodom, vyúčtovanie do 10 pracovných dní, devízové nároky v cudzej mene, neúplné vyplnenie = disciplinárne dôsledky
Na čo si dať pozor pri vyplňovaní formulára
Právny základ
Príkaz vychádza z:
Kto príkaz vystavuje?
- Služobný úrad – ministerstvo, úrad, štátna inštitúcia
Pre koho je príkaz určený?
- Pre zamestnancov verejnej správy – štátni zamestnanci
- Pre zamestnancov štátnej služby – úradníci
Obsah príkazu na ZPC
1. Identifikačné údaje zamestnanca
- Meno a priezvisko
- Rodné číslo – alebo dátum narodenia
- Pracovná pozícia – názov pracovného miesta
- Oddelenie / Odbor – organizačná jednotka
2. Cieľ zahraničnej pracovnej cesty
- Účel cesty – prečo zamestnanec cestuje (napr. "Medzinárodné rokovanie", "Konferencia", "Pracovné stretnutie")
- Krajina / Krajiny – kam zamestnanec cestuje (napr. "Belgicko – Brusel")
3. Dĺžka zahraničnej pracovnej cesty
- Dátum a čas odchodu – kedy zamestnanec odchádza (DD.MM.RRRR HH:MM)
- Dátum a čas príchodu – kedy sa zamestnanec vracia (DD.MM.RRRR HH:MM)
- Čas prekročenia hraníc – kedy zamestnanec prekročil hranice SR (dôležité pre výpočet stravného)
- Celková dĺžka cesty – počet dní alebo hodín
4. Spôsob dopravy
- Typ dopravného prostriedku – lietadlo, vlak, autobus, služobné auto, vlastné auto (so súhlasom)
- Ak vlastné auto – súhlas zamestnávateľa, ŠPZ vozidla
5. Miesto pobytu
- Hotel / Ubytovanie – názov hotela, adresa
- Ak bez ubytovania – označiť
6. Predpokladané náklady
- Cestovné:
- Letenka / Vlak / Autobus – predpokladaná cena (v EUR alebo cudzej mene)
- Kto hradí: Zamestnávateľ / Zamestnanec / Iný subjekt
- Stravné:
- Sadzba stravného – podľa krajiny a dĺžky cesty (v cudzej mene)
- Celková suma stravného – počet dní × sadzba
- Kto hradí: Zamestnávateľ
- Ubytovanie:
- Náklady na ubytovanie – predpokladaná cena za noc (v cudzej mene)
- Počet nocí – koľko nocí
- Celková suma ubytovania
- Kto hradí: Zamestnávateľ / Zamestnanec / Iný subjekt
- Vreckové (kapesné):
- Sadzba vreckového – podľa interných predpisov (v cudzej mene)
- Celková suma vreckového
- Kto hradí: Zamestnávateľ
- Poistné:
- Cestovné poistenie – cena poistenia (v EUR)
- Kto hradí: Zamestnávateľ
- Iné výdavky:
- Taxi, MHD, parkovné, diaľničné známky – predpokladané výdavky
- Kto hradí: Zamestnávateľ / Zamestnanec
7. Devízové nároky
Devízové nároky v cudzej mene:
- Mena – akú menu zamestnanec potrebuje (napr. EUR, USD, CZK)
- Suma – výška devízových nárokov v cudzej mene
- Prepočet na EUR – podľa platného kurzu ECB alebo NBS
8. Vyhlásenie zamestnanca
Zamestnanec vyhlasuje:
- Bol oboznámený so zákonom č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách
- Bol oboznámený s podmienkami použitia finančných prostriedkov
- Je povinný predložiť vyúčtovanie do 10 pracovných dní od ukončenia cesty
- Je si vedomý, že neúplné vyúčtovanie alebo nedodržanie lehoty môže mať za následok vrátenie zálohy alebo disciplinárne dôsledky
9. Schválenie a podpisy
Príkaz musí schváliť:
- Vedúci odboru:
- Podpis – vedúci odboru, ktorý zamestnanec patrí
- Meno a funkcia
- Dátum
- Riaditeľ kancelárie / sekcie:
- Podpis – riaditeľ kancelárie alebo sekcie
- Meno a funkcia
- Dátum
- Ekonomické oddelenie (predbežná finančná kontrola):
- Podpis – zodpovedná osoba za finančnú kontrolu
- Meno a funkcia
- Dátum
- Schválenie finančných prostriedkov
- Vedúci služobného úradu:
- Podpis – vedúci služobného úradu (minister, generálny riaditeľ)
- Meno a funkcia
- Pečiatka
- Dátum
- Konečné schválenie
- Zamestnanec:
- Podpis zamestnanca – potvrdenie vyhlásenia
- Dátum
Kam podať príkaz?
- Na služobný úrad – personálne oddelenie, ekonomické oddelenie, vedúci odboru
Ako podať príkaz?
- Vyhotovenie pred odchodom – príkaz musí byť schválený pred začiatkom cesty
- Schválenie v postupnosti – vedúci odboru › riaditeľ kancelárie/sekcie › ekonomické oddelenie › vedúci služobného úradu
- Archivuje sa – u zamestnávateľa a zamestnanec dostane kópiu
- Náš tip – najpohodlnejší spôsob podania cez FORM štúdio. Stačí vybrať spôsob odoslania a FORM štúdio sa postará o zvyšok. Uloží, vytlačí, odošle PDF e-mailom, alebo elektronicky správnej inštitúcii, ak to umožňuje. To ale nie je všetko – objavte ďalšie výhody FORM štúdia.
Lehota na vyhotovenie príkazu
- Pred začiatkom zahraničnej pracovnej cesty – bez schválenia nie je možné cestu realizovať
- Odporúčaná lehota – minimálne niekoľko dní pred odchodom (kvôli schvaľovaciemu procesu)
Lehota na vyúčtovanie
Zamestnanec je povinný predložiť vyúčtovanie:
- Do 10 pracovných dní – od ukončenia zahraničnej pracovnej cesty
Archivácia príkazu
- Minimálne 10 rokov – odporúčaná doba podľa účtovných predpisov
- Spolu s vyúčtovaním – ako súčasť dokumentácie zahraničnej pracovnej cesty
Časté chyby pri vystavovaní príkazu
- Chybné identifikačné údaje zamestnanca – meno, rodné číslo sú nesprávne
- Neurčitý účel cesty – účel zahraničnej pracovnej cesty je nejasný
- Chybné dátumy – dátum odchodu alebo príchodu je nesprávny
- Chýbajúci čas prekročenia hraníc – čas prekročenia hraníc nie je uvedený (dôležité pre stravné)
- Chybné predpokladané náklady – cestovné, stravné, ubytovanie sú nesprávne vypočítané
- Chybné devízové nároky – mena alebo suma devízových nárokov je nesprávna
- Chybný prepočet cudzej meny – kurz alebo prepočet je nesprávny
- Chýbajúce schválenie – príkaz nie je schválený všetkými príslušnými nadriadenými
- Neskoré schválenie – príkaz je schválený až po odchode na cestu (nie je možné realizovať cestu)
- Chybejúci podpis zamestnanca – zamestnanec nepotvrdil vyhlásenie
- Neúplné vyplnenie – niektoré povinné údaje chýbajú
- Nedodržanie lehoty na vyúčtovanie – zamestnanec nepredložil vyúčtovanie do 10 dní (vrátenie zálohy, disciplinárne dôsledky)
- S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.
Zhrnutie
- Kto ho vystavuje – služobný úrad
- Pre koho – zamestnancov verejnej správy a štátnej služby
- Kedy – pred začiatkom zahraničnej pracovnej cesty
