Na čo slúži formulár Žiadosť o udelenie súhlasu so spracovaním osobných údajov
Formulár Žiadosť o udelenie súhlasu so spracovaním osobných údajov slúži na získanie výslovného súhlasu fyzickej osoby so spracovaním jej osobných údajov. Tento súhlas je požadovaný v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679, všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR), konkrétne podľa článku 6 ods. 1 písm. a), ak spracúvanie nie je založené na inom právnom dôvode. Formulár je vytvorený spoločnosťou HIT s.r.o. a navrhnutý vo FORM studiu od KASTNER software.
Spracovanie osobných údajov na základe tohto formulára sa opiera o dobrovoľný súhlas dotknutej osoby. V texte formulára je vyznačený účel spracovania (napr. vedenie evidencie, obchodné účely), ktorý je potrebné špecifikovať individuálne.
Formulár je určený fyzickým osobám, ktorých osobné údaje má spracúvať prevádzkovateľ (napr. klienti, zamestnanci, obchodní partneri). Súhlas sa poskytuje výlučne na účely uvedené v texte žiadosti.
V žiadosti sa štandardne uvádza doba spracovania, po ktorú bude mať prevádzkovateľ údaje k dispozícii – obvykle do odvolania súhlasu alebo po dobu trvania účelu. Lehota na predloženie žiadosti nie je zákonom stanovená – vyplňuje sa vtedy, keď je potrebné začať so spracovaním osobných údajov bez iného právneho dôvodu.
Dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať, a to bez udania dôvodu. Odvolaním súhlasu zaniká oprávnenie spracúvať osobné údaje, pokiaľ neexistuje iný zákonný dôvod na ich uchovávanie (napr. zákonná povinnosť). Formulár má odporúčaný písomný charakter, a mal by byť podpísaný dotknutou osobou, aby bol právne platný. Poskytnutie súhlasu je dobrovoľné – jeho odmietnutie nesmie byť sankcionované.
Formulár bol vytvorený pomocou softvéru FORM studio, čo zabezpečuje jeho legislatívnu a formálnu správnosť.
Žiadosť vypĺňa prevádzkovateľ a podpisuje dotknutá osoba (fyzická osoba, klient, zamestnanec, partner).
Najdôležitejšie informácie týkajúce sa formulára Žiadosť o udelenie súhlasu so spracovaním osobných údajov (GDPR)
- Účel formulára – získanie výslovného súhlasu fyzickej osoby so spracovaním osobných údajov
- Právny základ – nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR), článok 6 ods. 1 písm. a) (súhlas)
- Pre koho – fyzické osoby (klienti, zamestnanci, obchodní partneri), ktorých údaje má spracúvať prevádzkovateľ
- Účel spracovania – vyznačený v texte (vedenie evidencie, obchodné účely atď.), špecifikovať individuálne
- Doba spracovania – do odvolania súhlasu alebo po dobu trvania účelu
- Lehota – nie je zákonom stanovená, keď je potrebné začať spracúvanie bez iného právneho dôvodu
- Dôležité – dobrovoľný súhlas, právo odvolať kedykoľvek (bez dôvodu), odvolanie = zánik oprávnenia (ak nie iný zákonný dôvod), písomný charakter (odporúčaný), podpis dotknutej osoby (právne platný), dobrovoľné (odmietnutie nesmie byť sankcionované)
Na čo si dať pozor pri vyplňovaní formulára GDPR
Právny základ
Žiadosť vychádza z:
- Nariadenie (EÚ) 2016/679 – všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR)
- Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR – spracúvanie na základe súhlasu dotknutej osoby
Pre koho je formulár určený?
Fyzickým osobám – ktorých osobné údaje má spracúvať prevádzkovateľ:
- Klienti – zákazníci
- Zamestnanci – pracovníci
- Obchodní partneri – dodávatelia, odberatelia
- Iné fyzické osoby
Účel spracovania
V texte formulára sa vyznačuje:
Účel spracovania – napr.:
- Vedenie evidencie
- Obchodné účely
- Marketingové účely
- Iné účely – špecifikovať individuálne
Dôležité:
- Špecifikovať individuálne – konkrétny účel
Doba spracovania
- Do odvolania súhlasu – kým dotknutá osoba súhlas neodvolá
- Po dobu trvania účelu – kým trvá účel spracovania
Lehota na predloženie
- Nie je zákonom stanovená
- Vyplňuje sa vtedy – keď je potrebné začať so spracovaním osobných údajov bez iného právneho dôvodu
Práva dotknutej osoby
Právo odvolať súhlas
- Kedykoľvek – bez časového obmedzenia
- Bez udania dôvodu – nemusí vysvetľovať prečo
Dôsledky odvolania
- Zánik oprávnenia – spracúvať osobné údaje
- Výnimka – ak existuje iný zákonný dôvod na uchovávanie (napr. zákonná povinnosť)
Dobrovoľnosť súhlasu
Dôležité:
- Poskytnutie súhlasu je dobrovoľné
- Odmietnutie nesmie byť sankcionované – nesmú byť negatívne dôsledky
Obsah žiadosti
1. Identifikačné údaje prevádzkovateľa
- Obchodné meno / Názov
- IČO – identifikačné číslo organizácie
- Sídlo – adresa
- Kontakt – telefón, e-mail
2. Identifikačné údaje dotknutej osoby
- Meno a priezvisko
- Rodné číslo – alebo dátum narodenia
- Adresa bydliska
- Kontakt – telefón, e-mail (voliteľné)
3. Účel spracovania osobných údajov
- Konkrétny účel – vedenie evidencie, obchodné účely, marketing atď.
- Špecifikácia – individuálne podľa situácie
4. Rozsah osobných údajov
- Aké údaje – meno, adresa, rodné číslo, e-mail, telefón atď.
5. Doba spracovania
- Do odvolania súhlasu – alebo
- Po dobu trvania účelu – alebo
- Konkrétna doba – napr. 5 rokov
6. Práva dotknutej osoby
- Právo odvolať súhlas – kedykoľvek, bez dôvodu
- Právo na prístup – k osobným údajom
- Právo na opravu – nesprávnych údajov
- Právo na výmaz – „právo byť zabudnutý"
- Iné práva podľa GDPR
7. Upozornenie na dobrovoľnosť
- Poskytnutie súhlasu je dobrovoľné
- Odmietnutie nebude sankcionované
8. Podpis dotknutej osoby
- Podpis – dotknutej osoby
- Dátum – kedy bol súhlas udelený (DD.MM.RRRR)
Ako podať žiadosť?
Forma:
- Písomná – odporúčaný písomný charakter
- Elektronická – ak to prevádzkovateľ umožňuje (s elektronickým podpisom)
- Náš tip – najpohodlnejší spôsob podania cez FORM štúdio. Stačí vybrať spôsob odoslania a FORM štúdio sa postará o zvyšok. Uloží, vytlačí, odošle PDF e-mailom, alebo elektronicky správnej inštitúcii, ak to umožňuje. To ale nie je všetko – objavte ďalšie výhody FORM štúdia.
Podpis:
- Dotknutá osoba – musí podpísať, aby bol súhlas právne platný
Dôležité upozornenia
Dobrovoľný súhlas:
- Spracovanie na základe dobrovoľného súhlasu – nie donútenie
Právo odvolať:
- Kedykoľvek, bez dôvodu – dotknutá osoba môže odvolať
Odvolanie = zánik:
- Zánik oprávnenia – spracúvať údaje (ak nie iný zákonný dôvod)
Písomný charakter:
- Odporúčaný – písomná forma
Podpis:
- Právne platný – len s podpisom dotknutej osoby
Dobrovoľnosť:
- Odmietnutie nesmie byť sankcionované
Špecifikovať účel:
- Individuálne – konkrétny účel spracovania
Časté chyby pri podávaní žiadosti
- Nešpecifikovaný účel – účel spracovania nie je konkrétne uvedený (neplatný súhlas)
- Chýbajúci podpis – dotknutá osoba nepodpísala (neplatný súhlas)
- Donucovanie – súhlas nie je dobrovoľný (neplatný súhlas)
- Sankcionovanie odmietnutia – negatívne dôsledky za odmietnutie (porušenie GDPR)
- Nešpecifikovaný rozsah údajov – nie je uvedené, aké údaje sa spracúvajú (neplatný súhlas)
- Nezrozumiteľný text – text žiadosti nie je zrozumiteľný (neplatný súhlas)
- Chýbajúce práva – nie sú uvedené práva dotknutej osoby (porušenie GDPR)
- Chybná doba spracovania – nie je uvedená doba (neplatný súhlas)
- S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.
Zhrnutie
- Pre koho – fyzické osoby (klienti, zamestnanci, obchodní partneri), ktorých údaje má spracúvať prevádzkovateľ
- Účel – špecifikovať individuálne (vedenie evidencie, obchodné účely, marketing atď.)
- Doba – do odvolania súhlasu alebo po dobu trvania účelu
